Du kennst ihn sicherlich, den Digitalisierungsdruck. Ob im Alltag oder im Berufsleben, ob von Patienten, von Vertragspartnern oder den Behörden und Finanzämtern, jeder scheint zunehmend zu erwarten, dass die Praxis 4.0 bereits selbstverständlich ist.
Aber was bedeutet das? Was bedeutet die Praxis 4.0?
Nun, den Zusatz 4.0 verwendet man, um ein Zusammenwachsen von Digitalisierung mit den herkömmlichen Prozessen zu beschreiben. Das klingt erstmal toll, aber auch wenig konkret. Was bedeutet das für mich und vor allem was habe ich davon?
Was hast Du davon nicht zu digitalisieren? – Früher oder später wirst Du abgehängt.
Die immer schnellere Erfassung, Verarbeitung und Auswertung von Informationen, die immer kürzeren Reaktionszeiten und der Kosten- und Effizienzvorsprung durch Synergien des Digitalisierungsprozess werden zweifelsohne dazu führen, dass sich nicht oder gering digitalisierte Praxen einem zunehmenden Wettbewerbsnachteil gegenüberstehen.
Mein Name ist Thomas Hüsemann, Bilanzbuchhalter und derzeit zuständig für die erfolgreiche und nutzbringende Einführung der digitalen Buchführung in Zahnarztpraxen.
Die Frage, was Du konkret von der Digitalisierung zu erwarten hast ist leicht zu beantworten – es liegt ganz bei Dir!
Halbherzige oder unvollständige Digitalisierung kann schnell dazu führen, dass es trotz des betriebenen Modernisierungsaufwandes am Ende sogar effektiv zu einem Mehraufwand oder gar zu einem Organisationsverlust kommt.
Führt beispielsweise Frau Dr. Mustermann eine digitale Patientenkartei ein, führt jedoch die traditionellen Papierkarteien „sicherheitshalber“ fort, führt dies regelmäßig genau zum gegenteiligen Effekt. Die Übertragung ist aufwendig und fehleranfällig, führt regelmäßig zu Mehrarbeit und Informationsverlust. Nach kurzer Zeit wird Frau Dr. Mustermann sich darüber ärgern, dass sie nun in beiden Karteien nachsehen muss.
Konsequente und vollständige Digitalisierung bedeutet indes auch nicht, dass von jetzt auf gleich alles „4.0“ ist.
Herr Dr. Musterfrau möchte es besser machen als seine Kollegin. Er investiert ordentlich und stellt die Prozesse mit Feuereifer um. Doch auch hier lässt das Chaos nicht lange auf sich warten. Die Fülle an neuen Systemen und Verfahren, das ungeübte Personal und die ungewohnte Methodik führen schnell zu Überforderung, zu Kontroll- und Organisationsverlust.
Das muss nicht sein! Mit einigen wenigen Regeln im Hinterkopf führt der Digitalisierungsprozess spürbar zu einem echten Mehr an Sicherheit, an Struktur und vor allem zu Arbeitserleichterungen für alle Beteiligten.
Nehmen wir das Beispiel der Buchführung.
Buchführung ist zeitraubend, organisatorisch anspruchsvoll, nervig, fehleranfällig und unverzichtbar für das wirtschaftlich erfolgreiche Führen einer Praxis. Durch eine ergebnisorientierte Digitalisierung können hier leicht hohe Synergien und Erleichterungen erreicht werden.
Voraussetzung dafür sind „Die goldenen Regeln“ der Digitalisierung:
1. Einzelne Prozesse möglichst vollständig und konsequent umsetzen
Entweder Datei oder Papier! Anstatt die elektronische Rechnung auszudrucken scanne den Papierbeleg. Minimiere die Papierpost, indem Du aktiv auf Vertragspartner zugehst.
2. Notwendige Strukturen erkennen und anpassen
Schaffe Strukturen, Zuständigkeiten und Ablagesysteme für Dich und Deine Mitarbeiter.
3. Gut beraten, gut informiert
Lass Dir helfen! Du bist weder IT-Experte noch Praxis Buchhalter. Lass Dich bei Strukturen, Abläufen, Soft- und Hardware beraten. So lassen sich die meisten Probleme schon im Vorfeld vermeiden.
4. Wenn es nicht leichter wird, ist etwas falsch
Ziel der Digitalisierung ist immer auch und grade die Vereinfachung. Lässt sich absehen, dass es im Alltag kompliziert oder umständlich wird, hake nach, nötigenfalls hol Dir eine zweite Meinung ein.
5. Behalten Sie das Ziel im Auge
Es geht nicht darum der Liebling von Steuerberater oder Finanzverwaltung zu werden, es geht darum, dass Du Deinen Ablauf optimierst! Sei Dir bewusst, dass Deine Ziele hier von den Zielen der anderen Beteiligten stark abweichen können und oft auch werden.
„Wenn der Wind der Veränderung weht, bauen die einen Mauern und die anderen Windmühlen“
Die Digitalisierung ist ein unvermeidbarer Schritt, den Du und wir mit steigendem Druck früher oder später alle gehen müssen und es ist ratsam diesen Schritt mit Planung und Ruhe zu vollziehen solange der Druck und der Aufwand noch überschaubar sind. Insbesondere als Gründer bist Du gut beraten möglichst von Beginn an die Weichen Richtung Praxis 4.0 legen, so ersparst Du Dir spätere Umstellungen und zusätzlichen Aufwand.
Es ist auch für mich immer wieder erstaunlich, was heute alles möglich ist und was für Erleichterungen und Vereinfachungen oft schon mit kleinen Änderungen erzielt werden können.
Die Anforderungen werden auch in den nächsten Jahren weiter zunehmen. Wer heute klug und richtig digitalisiert kann sich einen echten Vorteil verschaffen, Erfolg steigern und die Work-Life Balance verbessern. Wer aber die Digitalisierung verschläft wird eines Tages aufwachen und feststellen, dass die Welt weitergezogen ist. Ist die Praxis 4.0 erst Standard geworden kann durch die verspätete und hastige Digitalisierung nur noch Schadensbegrenzung betrieben werden.
